O Twoim następnym spotkaniu

18597265 s

Ostatnio dużo myślałem o spotkaniach. Post Setha włączony coroczne imprezy firmowe zainspirowało mnie do sformułowania tego postu. Jako osoba prowadząca firmę jednego pracownika, muszę uważać na to, na ilu spotkaniach biorę udział, które nie generują przychodów.

Każdego dnia jestem zapraszany na spotkanie - zazwyczaj na kawę lub lunch. Przez większość czasu są to relacje zawodowe, a nawet potencjalni klienci, więc nie generują przychodów już dziśale jutro może do czegoś doprowadzić. Te spotkania są niesamowicie ekscytujące… typowe są burze mózgów lub strategie dotyczące firmy, jej marketingu lub rozwijającej się technologii.

To jednak zupełnie inna sytuacja niż wtedy, gdy pracowałem w dużych firmach, które codziennie organizowały spotkania. Spotkania w firmach są drogie, zakłócają produktywność i często są absolutną stratą czasu. Oto rodzaje spotkań, które szkodzą kulturze firmy:

  • Spotkania odbywały się w celu znalezienia konsensusu. Są szanse, że zatrudniłeś kogoś, kto jest odpowiedzialny za wykonanie pracy. Jeśli organizujesz spotkanie, aby zdecydować za nich… lub gorzej… odebrać im decyzję, popełniasz błąd. Jeśli nie ufasz tej osobie w wykonaniu pracy, zwolnij ją.
  • Spotkania mające na celu szerzenie konsensusu. To jest trochę inne… zazwyczaj jest w posiadaniu decydenta. Nie jest pewny swojej decyzji i boi się konsekwencji. Organizując spotkanie i uzyskując konsensus zespołu, próbują zrzucić winę i zmniejszyć swoją odpowiedzialność.
  • Spotkania na spotkania. Nie ma nic gorszego niż przerywanie komuś dnia na codzienne, cotygodniowe lub comiesięczne spotkanie, na którym nie ma planu dnia i nic się nie dzieje. Takie spotkania są niezwykle kosztowne dla firmy, często kosztują tysiące dolarów.

Każde spotkanie powinno mieć cel, którego nie można osiągnąć niezależnie… na przykład burza mózgów, przekazanie ważnej wiadomości lub rozbicie projektu i przydzielenie zadań. Każda firma powinna ustanowić regułę - spotkanie bez celu i agendy powinno zostać odrzucone przez zaproszonego.

Wiele lat temu przeszedłem przez klasę przywództwa, podczas której nauczyli nas, jak organizować spotkania. Może to zabrzmieć zabawnie, ale koszt spotkań dla dużych organizacji jest znaczny. Optymalizując każde spotkanie, zaoszczędziłeś pieniądze, czas i rozbudowałeś swoje zespoły zamiast szkodzić im.

Spotkania zespołowe miały lidera, a uczony w piśmie (robić notatki), a chronometrażysta (aby spotkanie było na czas) oraz a portier (aby pozostać na temat). Sędzia na czas i bramkarz zmieniali każde spotkanie i mieli pełne uprawnienia do zmiany tematów lub zakończenia sesji.

Ostatnie 10 minut każdego spotkania zostało wykorzystane do opracowania pliku Plan działania. Plan działania miał 3 kolumny - Kto, co i kiedy. W każdym działaniu określano, kto wykona pracę, jakie są mierzalne rezultaty i kiedy będzie to możliwe. Zadaniem przywódców było pociąganie ludzi do odpowiedzialności za uzgodnione rezultaty. Ustanawiając te zasady dla spotkań, mogliśmy zmienić spotkania z przerywających i zaczęliśmy sprawiać, że były produktywne.

Wzywam cię do przemyślenia każdego spotkania, które masz, czy jest to generowanie przychodów, czy produktywne, i jak nimi zarządzasz. Wykorzystuję Calendly, żeby zaplanować moje spotkania i często zastanawiam się, ile spotkań bym tak naprawdę odbył, gdybyś musiał uiścić opłatę kartą kredytową, aby to zaplanować! Gdybyś musiał zapłacić za następne spotkanie z pensji, czy nadal byś je miał?

Komentarze 3

  1. 1

    Doug, chciałbym umówić się z tobą na spotkanie, żeby to omówić. 🙂

    Słyszałem kiedyś, jak komik mówił, że spotkania w korporacyjnej Ameryce potoczyłyby się o wiele szybciej, gdyby organizator rozpoczął spotkanie, prosząc wszystkich o podniesienie ręki, jeśli nadal pracują nad tym, nad czym do cholery pracowali wczoraj.

  2. 2

    Świetny post! Filozofia „wszystkie spotkania są opcjonalne” jest właściwie drogowskazem ROWE, z którego moja firma korzysta od kilku lat. Tak wielu z nas przywiązuje wagę do niewłaściwych rzeczy, takich jak „spotkanie twarzą” lub zapełnienie krzesła w ustalonym czasie. Spotkania i spotkania osobiste są świetne i mają wartość we właściwym kontekście, ale nie powinniśmy pozwalać, aby te rzeczy dawały nam iluzję produktywności, gdy nie ma to sensu.

Co o tym myślisz?

Ta strona używa Akismet do redukcji spamu. Dowiedz się, jak przetwarzane są dane komentarza.