Zajmij się standaryzacją 101: korzyści, metody i wskazówki

Zajmij się standaryzacją 101: korzyści, metody i wskazówki

Kiedy ostatnio wszystkie adresy na liście były zgodne z tym samym formatem i były wolne od błędów? Nigdy, prawda?

Pomimo wszystkich kroków, jakie Twoja firma może podjąć, aby zminimalizować błędy danych, rozwiązywanie problemów z jakością danych – takich jak błędy ortograficzne, brakujące pola lub spacje wiodące – z powodu ręcznego wprowadzania danych – jest nieuniknione. W rzeczywistości profesor Raymond R. Panko w swoim opublikowany artykuł podkreślono, że błędy danych w arkuszach kalkulacyjnych, zwłaszcza małych zbiorów danych, mogą wynosić od 18% do 40%.  

Aby zwalczyć ten problem, standaryzacja adresów może być świetnym rozwiązaniem. W tym poście podkreślono, w jaki sposób firmy mogą skorzystać na standaryzacji danych oraz jakie metody i wskazówki powinny rozważyć, aby osiągnąć zamierzone rezultaty.

Co to jest standaryzacja adresów?

Standaryzacja adresu lub normalizacja adresu to proces identyfikacji i formatowania rekordów adresów zgodnie z uznanymi standardami usług pocztowych, określonymi w autorytatywnej bazie danych, takiej jak baza danych Poczta Stanów Zjednoczonych (USPS).

Większość adresów nie jest zgodna ze standardem USPS, który definiuje ustandaryzowany adres jako taki, który jest w pełni napisany, skrócony przy użyciu standardowych skrótów Postal Service lub taki, jak pokazano w aktualnym pliku ZIP+4 Postal Service.

Standardy adresowania pocztowego

Standaryzacja adresów staje się pilną potrzebą dla firm, które mają wpisy adresowe o niespójnym lub zmiennym formacie z powodu brakujących danych adresowych (np. kodów ZIP+4 i ZIP+6) lub błędów interpunkcyjnych, wielkości liter, odstępów i pisowni. Przykład tego jest podany poniżej:

Standaryzowane adresy pocztowe

Jak widać z tabeli, wszystkie dane adresowe zawierają jeden lub wiele błędów i żaden z nich nie spełnia wymaganych wytycznych USPS.

Standaryzacja adresów nie należy mylić z dopasowaniem adresu i walidacją adresu. Chociaż istnieją podobne, sprawdzanie poprawności adresu polega na sprawdzeniu, czy rekord adresu jest zgodny z istniejącym rekordem adresu w bazie danych USPS. Z drugiej strony dopasowanie adresu polega na dopasowaniu dwóch podobnych danych adresowych w celu upewnienia się, czy odnosi się do tej samej jednostki, czy nie.

Korzyści ze standaryzacji adresów

Poza oczywistymi przyczynami czyszczenia anomalii danych, standaryzacja adresów może zapewnić firmom szereg korzyści. Obejmują one:

  • Oszczędź czas weryfikując adresy: bez ujednolicenia adresów nie ma sposobu, aby podejrzewać, czy lista adresów używana w kampanii direct mail jest dokładna, czy nie, chyba że wiadomości są zwracane lub nie mają odpowiedzi. Normalizując różne adresy, personel może zaoszczędzić znaczną ilość roboczogodzin dzięki przeszukiwaniu setek adresów pocztowych pod kątem dokładności.
  • Zmniejsz koszty wysyłki: Kampanie direct mail mogą prowadzić do błędnych lub niepoprawnych adresów, które mogą powodować problemy z rozliczeniami i wysyłką w kampaniach direct mail. Standaryzacja adresów w celu poprawy spójności danych może zmniejszyć liczbę zwracanych lub niedostarczonych wiadomości e-mail, co skutkuje wyższymi wskaźnikami odpowiedzi na pocztę bezpośrednią.
  • Wyeliminuj zduplikowane adresy: różne formaty i adresy z błędami mogą skutkować wysyłaniem dwukrotnie większej liczby e-maili do kontaktów, co może obniżyć satysfakcję klientów i wizerunek marki. Czyszczenie list adresowych może pomóc Twojej firmie zaoszczędzić zmarnowanych kosztów dostawy.

Jak ujednolicić adresy?

Każda czynność normalizacji adresów powinna być zgodna z wytycznymi USPS, aby była opłacalna. Korzystając z danych wyróżnionych w Tabeli 1, oto jak dane adresowe będą wyglądać po normalizacji.

Przed i po standaryzacji adresu

Standaryzacja adresów obejmuje 4-etapowy proces. To zawiera:

  1. Importuj adresy: zbierz wszystkie adresy z wielu źródeł danych – takich jak arkusze kalkulacyjne Excel, bazy danych SQL itp. – w jednym arkuszu.
  2. Dane profilu do sprawdzenia błędów: przeprowadzić profilowanie danych, aby zrozumieć zakres i rodzaj błędów występujących w Twojej liście adresowej. Dzięki temu możesz uzyskać ogólne pojęcie o potencjalnych obszarach problemowych, które wymagają naprawy przed przeprowadzeniem jakiejkolwiek standaryzacji.  
  3. Usuń błędy, aby spełnić wytyczne USPS: Po wykryciu wszystkich błędów można wyczyścić adresy i ujednolicić je zgodnie z wytycznymi USPS.
  4. Zidentyfikuj i usuń zduplikowane adresy: aby zidentyfikować zduplikowane adresy, możesz wyszukać podwójne zliczenia w arkuszu kalkulacyjnym lub bazie danych lub użyć dokładnego lub rozmyte dopasowanie deduplikować wpisy.

Metody standaryzacji adresów

Istnieją dwa różne podejścia do normalizacji adresów na Twojej liście. Obejmują one:

Skrypty i narzędzia ręczne

Użytkownicy mogą ręcznie znaleźć uruchamiane skrypty i dodatki, aby znormalizować adresy z bibliotek za pośrednictwem różnych

  1. Języki programowania: Python, JavaScript lub R umożliwiają uruchamianie rozmytego dopasowywania adresów w celu identyfikowania niedokładnych dopasowań adresów i stosowania niestandardowych reguł standaryzacji, aby dopasować je do własnych danych adresowych.
  2. Repozytoria kodowania: GitHub udostępnia szablony kodów i USPS API integracja, której możesz użyć do weryfikacji i normalizacji adresów.  
  3. Interfejsy programowania aplikacji: Usługi stron trzecich, które można zintegrować za pośrednictwem API do analizowania, standaryzacji i walidacji adresów pocztowych.
  4. Narzędzia oparte na Excelu: Dodatki i rozwiązania, takie jak YAddress, AddressDoctor Excel Plugin lub Excel VBA Master, mogą pomóc w analizie i standaryzacji adresów w zbiorach danych.

Kilka korzyści z podążania tą drogą jest to, że jest niedroga i może szybko znormalizować dane dla małych zestawów danych. Jednak korzystanie z takich skryptów może rozpaść się poza kilka tysięcy rekordów, a zatem nie są odpowiednie dla bardzo dużych zbiorów danych lub tych rozproszonych w różnych źródłach.

Oprogramowanie do weryfikacji adresu

Do normalizacji danych można również użyć gotowego oprogramowania do weryfikacji i normalizacji adresów. Zazwyczaj takie narzędzia są dostarczane z określonymi komponentami do sprawdzania poprawności adresów – takimi jak zintegrowana baza danych USPS – i mają gotowe komponenty do profilowania danych i czyszczenia wraz z algorytmami rozmytego dopasowania w celu standaryzacji adresów na dużą skalę.

Ważne jest również, aby oprogramowanie posiadało: CASS certyfikacja z USPS i spełnia wymagany próg dokładności w zakresie:

  • Kodowanie 5-cyfrowe – zastosowanie brakującego lub błędnego 5-cyfrowego kodu pocztowego.
  • Kodowanie ZIP+4 – podanie brakującego lub nieprawidłowego 4-cyfrowego kodu.
  • Wskaźnik dostawy do domu (RDI) – określenie, czy adres ma charakter mieszkalny czy handlowy.
  • Walidacja punktu dostawy (PDS) – określenie, czy adres można dostarczyć pod numer lokalu lub lokalu.
  • Rozszerzona linia podróży (eLOT) – numer sekwencyjny, który wskazuje pierwsze wystąpienie dostawy realizowanej w zakresie dodatkowym na trasie przewoźnika, a kod rosnąco/malejąco wskazuje przybliżoną kolejność dostawy w ramach numeru sekwencyjnego. 
  • Łącze do systemu konwersji adresów lokalizowalnych (LACSLink) – zautomatyzowany sposób pozyskiwania nowych adresów dla gmin lokalnych, które wdrożyły system alarmowy 911.
  • ZestawLink® umożliwia klientom świadczenie ulepszone informacje adresowe firmy dodając znane informacje dodatkowe (pakietu) do adresów firmowych, co umożliwi sekwencjonowanie dostaw USPS tam, gdzie w innym przypadku nie byłoby to możliwe.
  • I więcej…

Główne zalety to łatwość, z jaką może weryfikować i standaryzować dane adresowe przechowywane w różnych systemach, w tym CRM, RDBM i repozytoria oparte na Hadoop oraz dane geokodowe w celu uzyskania wartości długości i szerokości geograficznej.

Jeśli chodzi o ograniczenia, takie narzędzia mogą kosztować znacznie więcej niż ręczne metody normalizacji adresów.

Która metoda jest lepsza?

Wybór właściwej metody ulepszania list adresowych zależy wyłącznie od ilości rekordów adresowych, stosu technologii i harmonogramu projektu.

Jeśli twoja lista adresowa ma mniej niż, powiedzmy, pięć tysięcy rekordów, standaryzacja za pomocą Pythona lub JavaScriptu może być lepszą opcją. Jeśli jednak osiągnięcie jednego źródła prawdy dla adresów korzystających z danych rozpowszechnianych w wielu źródłach w odpowiednim czasie jest pilną potrzebą, wówczas lepszym rozwiązaniem może być oprogramowanie do standaryzacji adresów z certyfikatem CASS.