DAM: Co to jest zarządzanie zasobami cyfrowymi?

zarządzanie zasobami cyfrowymi

Cyfrowe zarządzanie aktywami (DAM) składa się z zadań zarządzania i decyzji dotyczących pozyskiwania, adnotacji, katalogowania, przechowywania, wyszukiwania i dystrybucji zasobów cyfrowych. Cyfrowe fotografie, animacje, filmy i muzyka stanowią przykłady obszarów docelowych Zarządzanie zasobami medialnymi (podkategoria DAM).

Trudno to uzasadnić zarządzanie zasobami cyfrowymi bez wydawania się nieustępliwym mówić o tym, co oczywiste. Na przykład: dzisiejszy marketing w dużej mierze zależy od mediów cyfrowych. A czas to pieniądz. Dlatego marketerzy powinni poświęcać jak najwięcej czasu na media cyfrowe na bardziej produktywne i dochodowe zadania, a mniej na nadmiarowość i niepotrzebne sprzątanie.

Znamy te rzeczy intuicyjnie. Zaskakujące jest więc to, że podczas krótkiego czasu, w którym byłem zaangażowany w opowiadanie historii DAM, widziałem stały i przyspieszony wzrost świadomości organizacji na temat DAM. Oznacza to, że do niedawna organizacje te nie miały pojęcia, czego im brakuje.

W końcu firma zwykle zaczyna szukać oprogramowania DAM, gdy zdaje sobie sprawę, że po pierwsze ma całą masę (czytaj „niemożliwą do zarządzania wolumen”) zasobów cyfrowych, a po drugie, zajmowanie się jej ogromną biblioteką zasobów cyfrowych zajmuje zbyt wiele dużo czasu bez przynoszenia wystarczających korzyści. Dotyczyło to wielu branż, w tym szkolnictwa wyższego, reklamy, produkcji, rozrywki, organizacji non-profit, opieki zdrowotnej i technologii medycznej.

W tym miejscu pojawia się DAM. Systemy DAM mają wiele kształtów i rozmiarów, ale wszystkie są zbudowane, aby robić co najmniej kilka rzeczy: centralnie przechowywać, organizować i dystrybuować cyfrowe zasoby. Co więc musisz wiedzieć, aby pokierować wyszukiwaniem dostawców?

Modele dostawy DAM

Poszerz niedawno przedsiębiorstwa wydał dobrą białą księgę wyjaśniającą różnice (i pokrywa się) między rozwiązaniami typu oprogramowanie jako usługa (SaaS), lokalnymi i open source'owymi DAM. To dobre źródło informacji, jeśli zaczynasz odkrywać opcje DAM.

Najważniejszą rzeczą, którą należy jednak wiedzieć, jest to, że każdy z tych trzech terminów jest sposobem definiowania DAM (lub dowolnego oprogramowania, jeśli o to chodzi) według różnych kryteriów. Nie wykluczają się wzajemnie - chociaż praktycznie nie ma nakładania się między SaaS i zainstalowanymi rozwiązaniami.

SaaS DAM Systemy oferują elastyczność pod względem przepływu pracy i dostępności przy minimalnych kosztach IT. Oprogramowanie i Twoje zasoby są hostowane w chmurze (czyli na serwerach zdalnych). Podczas gdy renomowany dostawca DAM będzie korzystał z wyjątkowo bezpiecznej metody hostingu, niektóre organizacje mają zasady, które uniemożliwiają im wpuszczanie pewnych poufnych informacji poza ich obiekty. Jeśli na przykład jesteś agencją wywiadowczą rządową, prawdopodobnie nie możesz zrobić DAM SaaS.

Z drugiej strony wszystkie instalowane programy są wykonywane „wewnętrznie”. Praca Twojej organizacji może wymagać takiej kontroli nad mediami, która może pochodzić tylko z przechowywania danych i serwerów, na których się one znajdują. Nawet wtedy powinieneś być świadomy faktu, że jeśli nie tworzysz kopii zapasowych danych na zdalnych serwerach, ta praktyka naraża Cię na ryzyko, że pewne zdarzenie pozostawi Twoje aktywa całkowicie nieodwracalne. Może to być uszkodzenie danych, ale może to być również kradzież, klęski żywiołowe lub wypadki.

Wreszcie jest open source. Termin odnosi się do kodu lub architektury samego oprogramowania, ale nie odnosi się do tego, czy dostęp do oprogramowania jest uzyskiwany zdalnie lub na własnych maszynach. Nie powinieneś wpadać w pułapkę polegającą na podejmowaniu decyzji, czy oprogramowanie open source jest dla Ciebie odpowiednie, od tego, czy rozwiązanie jest hostowane, czy zainstalowane. Należy również zwrócić uwagę na fakt, że oprogramowanie typu open source dodaje wartości tylko wtedy, gdy ty lub ktoś inny ma zasoby, aby wykorzystać plastyczność programu.

czerwone drzwi
Potrzeby DAM w dwóch organizacjach nie są dokładnie takie same. dopóki skupisz się na znalezieniu najlepszego rozwiązania, trawa będzie bardziej zielona po drugiej stronie.

Funkcje DAM

Jakby różnorodność modeli dostaw była niewystarczająca, jest tam również szeroki zakres zestawów funkcji. Niektórzy dostawcy DAM są lepsi od innych, jeśli chodzi o upewnienie się, że najlepiej spełniają Twoje unikalne potrzeby, zanim spróbują sprzedać Cię w swoim systemie, więc ważne jest, aby przejść do polowania na DAM z jak najbardziej szczegółową listą wymagań.

Jeszcze lepiej: podziel swoje potrzeby na kategorie, które musisz mieć i które warto mieć. Należy również zanotować wszelkie funkcje, które są niezbędne ze względu na jakiekolwiek przepisy, prawa lub inne zasady rządzące rynkiem lub branżą.

Wszystko to zapewnia, że ​​nie będziesz mieć tak niewielu funkcji, że nie będziesz w stanie poprawić wydajności swoich przepływów pracy tak bardzo, jak to możliwe, ani tak wielu funkcji, że zapłacisz za dzwonki i gwizdki, których nigdy nie będziesz potrzebujesz lub chcesz użyć.

Korzyści z DAM

Myślenie o korzyściach z wdrożenia system zarządzania zasobami cyfrowymi pod względem „cięcia” kosztów czy „oszczędzania” czasu po prostu nie wystarczy. Nie dociera do sedna tego, jak DAM może wpłynąć na Twoją organizację i zasoby.

Zamiast tego pomyśl o DAM w kategoriach „ponownego wykorzystania”. Zwykle używamy tego słowa w odniesieniu do sposobu, w jaki oprogramowanie DAM umożliwia i usprawnia ponowne wykorzystanie poszczególnych zasobów cyfrowych, ale (jeśli jest prawidłowo używane) może mieć taki sam wpływ na siłę roboczą, dolary i talenty.

Weźmy na przykład projektanta. Obecnie może spędzać 10 z 40 godzin na zbędne wyszukiwanie zasobów, zadania kontroli wersji i porządkowanie biblioteki obrazów. Konfiguracja DAM i wyeliminowanie tego wszystkiego nie oznaczałoby, że powinieneś skrócić godziny pracy projektanta. Oznacza to, że godziny nieefektywnej, nierentownej siły roboczej mogą być teraz wykorzystane, ćwicząc projektantów z przypuszczalną siłą: projekt. To samo dotyczy sprzedawców, zespołu marketingowego itp.

Piękno DAM nie polega na tym, że zmienia twoją strategię lub poprawia twoją pracę. Chodzi o to, że pozwala ci bardziej agresywnie realizować tę samą strategię i sprawia, że ​​twoja praca jest bardziej skoncentrowana na więcej czasu.

Co o tym myślisz?

Ta strona używa Akismet do redukcji spamu. Dowiedz się, jak przetwarzane są dane komentarza.