CRM i platformy danych

10 sposobów, w jakie firmy obniżają koszty przechowywania i przechowywania danych

Pomagamy firmie tworzenie kopii zapasowych i migrację Universal Analytics dane. Jeśli kiedykolwiek istniał świetny przykład tzw koszt danych, to jest to. Funkcja Analytics zbiera dane bez przerwy i jest prezentowana według godziny, dnia, tygodnia, miesiąca i roku. Jeśli chcemy udostępnić wszystkie dane, klient może wydać dziesiątki tysięcy dolarów na opłaty za przechowywanie… nie mówiąc już o kosztach przeglądania danych i przetwarzania raportów. Ostatecznie rozwiązanie będzie dwojakie:

  • Rozwiązanie w zakresie raportowania i danych, które równoważy regularnie potrzebne analizy oraz koszty przechowywania i zarządzania tymi danymi.
  • Niedroga kopia zapasowa wszystkich danych, jeśli będziemy potrzebować dostępu do nich później.

Wraz ze spadkiem kosztów przechowywania firmy zaczęły ignorować ilości danych, które nabywali, przechwytywali i przechowywali w miarę upływu czasu. Korporacyjne stosy danych w dalszym ciągu się powiększały, zwiększały się punkty przechwytywania danych, a setki źródeł zwiększają obecnie wykładniczo dane korporacyjne.

Ilość danych tworzonych i replikowanych na całym świecie
Źródło: IDC

Nie jest to niedrogi problem:

Firmy wydają średnio 5 biliona rocznie na zarządzanie danymi, a 30% tych wydatków jest marnowane na niepotrzebne lub nieefektywne przechowywanie i przechowywanie danych.

Wiek danych 2025

Przeciętne przedsiębiorstwo wydaje 1.2 miliona dolarów rocznie na przechowywanie i przechowywanie danych, ale 30% tych wydatków jest marnowane na niepotrzebne lub nieefektywne przechowywanie i przechowywanie danych.

Forrester

Jednym ze sposobów lepszego zarządzania kosztami danych jest włączenie polityki przechowywania danych i odpowiednich działań organizacyjnych.

Zasady przechowywania danych

Polityka przechowywania danych to zbiór wytycznych i zasad ustanowionych przez organizację, które określają, jak długo powinny być przechowywane różne typy danych i jak należy nimi zarządzać przez cały cykl ich życia. Polityka ta ma kluczowe znaczenie dla utrzymania zarządzania danymi, zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi i regulacyjnymi oraz optymalizacji praktyk zarządzania danymi.

Tylko 35% firm ma wdrożoną politykę przechowywania danych.

IBM

W kontekście sprzedaży, marketingu i technologii online polityka przechowywania danych może określać, w jaki sposób należy postępować z danymi klientów, potencjalnymi klientami, danymi kampanii marketingowych i innymi istotnymi informacjami. Oto kluczowe aspekty polityki przechowywania danych:

  1. Okresy przechowywania: Określ czas przechowywania różnych typów danych. Może się to różnić w zależności od wymogów prawnych, standardów branżowych i potrzeb biznesowych. Na przykład dokumentacja finansowa może wymagać przechowywania przez kilka lat, podczas gdy tymczasowe dane marketingowe mogą mieć krótszy okres przechowywania.
  2. Kontrola dostępu: Określ, kto ma dostęp do różnych typów danych w organizacji. Dostęp powinien być ograniczony wyłącznie do upoważnionego personelu, aby zapobiec nieuprawnionemu użyciu lub ujawnieniu.
  3. Ochrona danych: Wdrażaj środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych w okresie ich przechowywania. Obejmuje to szyfrowanie, kontrolę dostępu i regularne audyty bezpieczeństwa.
  4. Backup danych: Regularnie twórz kopie zapasowe danych, aby zapobiec ich utracie w wyniku awarii systemu, uszkodzenia danych lub incydentów związanych z cyberbezpieczeństwem.
  5. Usuwanie danych: Zdefiniuj procedury bezpiecznego usuwania danych po upływie okresu ich przechowywania lub na żądanie osób, których dane dotyczą (np. klientów). Zapewnij zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak `RODO or CCPA.
  6. Ścieżki audytu: Prowadź dzienniki audytu, aby śledzić, kto i kiedy uzyskał dostęp do danych, co może być przydatne ze względów zgodności i bezpieczeństwa.
  7. Zgodność z prawem: Upewnij się, że polityka przechowywania danych jest zgodna z obowiązującymi przepisami i regulacjami. Aby być na bieżąco ze zmieniającymi się wymaganiami, skonsultuj się z ekspertami prawnymi.
  8. Szkolenie i świadomość: Szkoluj pracowników w zakresie polityki przechowywania danych i regularnie podnoś świadomość jej znaczenia dla zapewnienia zgodności.
  9. Periodyczna recenzja: Regularnie przeglądaj i aktualizuj politykę przechowywania danych, aby dostosować ją do zmieniających się potrzeb biznesowych i wymogów prawnych.

Dobrze określona polityka przechowywania danych pomaga organizacjom skutecznie zarządzać danymi, ograniczać ryzyko związane z naruszeniami danych lub nieprzestrzeganiem przepisów oraz optymalizować koszty przechowywania poprzez przechowywanie danych tylko tak długo, jak to konieczne.

Strategie redukcji kosztów danych

Istnieje kilka sposobów, dzięki którym firmy mogą zaoszczędzić pieniądze na kosztach danych, zachowując jednocześnie integralność i bezpieczeństwo danych. Oto kilka strategii oszczędzania kosztów wraz z przykładami:

  1. Oczyszczanie danych i deduplikacja: Regularnie usuwaj nieaktualne, nieprawidłowe, zduplikowane i niekwalifikowane dane kontaktowe w module Zarządzanie relacjami z klientami (CRM) systemy. Zmniejsza to koszty przechowywania i zapewnia, że ​​wysiłki sprzedażowe i marketingowe będą skierowane na dokładnych i odpowiednich potencjalnych klientów. Jeśli potrzebujesz pomocy w obniżeniu kosztów transmisji danych w Salesforce, skontaktuj się z nami pod adresem DK New Media.

Salesforce szacuje, że 91 procent danych CRM jest niekompletnych, a 70 procent tych danych co roku ulega pogorszeniu i staje się niedokładne. 

Dun i Bradstreet
  1. Archiwizacja danych i wielowarstwowa pamięć masowa: Przenieś starsze i rzadziej używane dane do ekonomicznego magazynu archiwalnego. Na przykład historyczne rekordy transakcji można przenieść do magazynu archiwalnego, zwalniając kosztowną przestrzeń w magazynie podstawowym.
  2. Optymalizacja kopii zapasowych: Oceń zasady i praktyki tworzenia kopii zapasowych, aby zmniejszyć nadmiarowość i zoptymalizować koszty przechowywania. Wdrażaj techniki takie jak deduplikacja i kompresja, aby zminimalizować wymagania dotyczące przechowywania kopii zapasowych. Rozważ przeniesienie kopii zapasowych na bezpieczne usługi tworzenia kopii zapasowych w chmurze, które oferują ekonomiczne opcje przechowywania. Dostawcy usług w chmurze często oferują wielopoziomowe plany przechowywania, w których rzadziej używane dane są przechowywane po niższych kosztach.
  3. Zarządzanie cyklem życia danych: Ustal jasne zasady przechowywania danych, które określają, jak długo dane powinny być przechowywane. Usuń niepotrzebne dane, redukując koszty przechowywania i potencjalne ryzyko prawne. Wdrażaj zautomatyzowane procesy usuwania danych w oparciu o zasady przechowywania, aby uniknąć ręcznego narzutu.
  4. Optymalizacja kosztów chmury: Stale monitoruj zasoby w chmurze o odpowiedniej wielkości, aby dopasować je do wykorzystania. Może to obejmować zmniejszanie lub wstrzymywanie zasobów w okresach niskiego zapotrzebowania. Korzystaj z usług w chmurze, takich jak AWS Spot Instances lub Azure Reserved Instances, aby zaoszczędzić na kosztach obliczeniowych.
  5. Kompresja i szyfrowanie danych: Kompresuj dane przed zapisaniem, aby zmniejszyć koszty przechowywania, zachowując jednocześnie dostępność. Wdrażaj wydajne metody szyfrowania, aby zabezpieczyć dane bez znaczącego zwiększania wymagań dotyczących przechowywania.
  6. Zarządzanie danymi i szkolenia: Wdrażaj praktyki zarządzania danymi, aby zapewnić jakość i zgodność danych, zmniejszając ryzyko niepotrzebnych kosztów wynikających z błędów w danych. Szkoluj pracowników w zakresie najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi, aby uniknąć przypadkowego rozproszenia danych i zmniejszyć koszty związane z niepotrzebnym tworzeniem danych.
  7. Analiza wykorzystania danych: Audytuj i analizuj wzorce gromadzenia i wykorzystania danych, aby identyfikować i eliminować nieużywane lub niedostatecznie wykorzystywane zbiory danych, zwalniając zasoby pamięci masowej.
  8. Negocjacje z dostawcami: Regularnie przeglądaj umowy z dostawcami usług przechowywania danych, aby negocjować lepsze stawki lub odkrywać bardziej opłacalne opcje. W miarę zwiększania się wydajności przepustowości, mocy obliczeniowej i pamięci masowej, koszty stałe ponoszone przez dostawców spadają. Utrzymanie statycznego kontraktu nie zawsze jest wymogiem.
  9. Wirtualizacja danych: Wdrażaj technologie umożliwiające dostęp do danych i ich wykorzystanie bez konieczności ich powielania i przechowywania w wielu miejscach, redukując w ten sposób koszty przechowywania.

Oczekuje się, że w latach 2022–2026 wielkość Global DataSphere wzrośnie ponad dwukrotnie. W ciągu najbliższych pięciu lat Enterprise DataSphere będzie rosła ponad dwukrotnie szybciej niż Consumer DataSphere, co wywrze jeszcze większą presję na organizacje korporacyjne, aby zarządzały światowymi danymi i je chroniły jednocześnie tworząc możliwości aktywowania danych dla korzyści biznesowych i społecznych.”

John Rydning, wiceprezes ds. badań, Global DataSphere firmy IDC

Wdrażając te strategie, firmy mogą zoptymalizować swoje praktyki zarządzania danymi, zmniejszyć niepotrzebne koszty i zapewnić dostępność i bezpieczeństwo cennych danych.

Douglas Karr

Douglas Karr jest dyrektorem ds. marketingu OtwórzWglądy i założycielem Martech Zone. Douglas pomógł dziesiątkom odnoszących sukcesy start-upów MarTech, pomagał w due diligence ponad 5 miliardów dolarów w przejęciach i inwestycjach Martech i nadal pomaga firmom we wdrażaniu i automatyzacji ich strategii sprzedaży i marketingu. Douglas to uznany na całym świecie ekspert ds. transformacji cyfrowej oraz MarTech i mówca. Douglas jest także autorem przewodnika dla manekinów i książki o przywództwie biznesowym.

Powiązane artykuły

Powrót do góry przycisk
Zamknij

Wykryto Adblock

Martech Zone jest w stanie udostępnić Ci te treści bez żadnych kosztów, ponieważ zarabiamy na naszej witrynie poprzez przychody z reklam, linki partnerskie i sponsoring. Będziemy wdzięczni za usunięcie blokady reklam podczas przeglądania naszej witryny.