Przepływy pracy: najlepsze praktyki automatyzacji Dzisiejszego działu marketingu

Workflow

W dobie marketingu treści, kampanii PPC i aplikacji mobilnych, przestarzałe narzędzia, takie jak długopis i papier, nie mają miejsca w dzisiejszym dynamicznym krajobrazie marketingowym. Jednak marketerzy raz po raz wracają do przestarzałych narzędzi dla swoich kluczowych procesów, pozostawiając kampanie podatne na błędy i nieporozumienia.

Wdrożenie zautomatyzowane przepływy pracy to jeden z najmądrzejszych sposobów wyeliminowania tych niedociągnięć. Dzięki lepszym narzędziom marketerzy mogą wskazać i zautomatyzować swoje najbardziej powtarzalne, uciążliwe zadania, minimalizując ryzyko błędów i tworząc sieć bezpieczeństwa, która zapobiega zagubieniu dokumentów w skrzynce odbiorczej. Usprawniając przepływy pracy, marketerzy mogą odzyskać godziny w tygodniu, aby planować i realizować szczegółowe kampanie szybciej i wydajniej.

Automatyzacja to prosty punkt wyjścia, który pozwala przenieść w przyszłość typowe działania, od przeglądu koncepcji kreatywnych po zatwierdzanie budżetu. Jednak żadna transformacja nie jest pozbawiona wyzwań. Oto dwa główne problemy, z jakimi borykają się organizacje, wdrażając automatyzację przepływu pracy oraz sposoby poruszania się po nich przez marketerów:

  • Wykształcenie: Pomyślnie adoptujesz technologia automatyzacji przepływu pracy zależy od wsparcia całego działu (lub organizacji). Innowacyjna technologia - a zwłaszcza automatyzacja - wzbudziła obawy o bezpieczeństwo pracy od czasu rewolucji przemysłowej. Ten niepokój, który często nie wynika z technologii, ale ze zwykłego strachu przed nieznanym, może wykoleić adopcję, zanim jeszcze się zacznie. Im więcej liderów marketingu edukuje swoje zespoły o wartości automatyzacji, tym łatwiej będzie złagodzić stres związany ze zmianą. Na początku procesu edukacyjnego automatyzację trzeba ustawić jako narzędzie eliminujące niepożądane elementy pracy marketerów , a nie jako maszyna, która zastąpi jednostkę. Rolą automatyzacji jest usuwanie uciążliwych zadań, takich jak długie łańcuchy wiadomości e-mail, w całym procesie zatwierdzania. Pokazy lub sesje coachingowe dotyczące konkretnych ról to jeden ze sposobów, aby pracownicy mogli z pierwszej ręki zobaczyć, jak poprawi się ich dzień pracy. Ilościowe określenie czasu i wysiłku personelu zaoszczędzi na wspólnych obowiązkach, takich jak przeglądanie kreatywnych zmian lub zatwierdzanie umów, daje marketerom znacznie bardziej namacalny obraz tego, jak technologia wpłynie na ich codzienne życie.

    Ale edukacja nie może kończyć się półdniowym spotkaniem lub szkoleniem. Umożliwienie użytkownikom uczenia się we własnym tempie poprzez sesje coachingowe jeden na jednego i zasoby online dają marketerom możliwość przejęcia kontroli nad procesem adopcji. W związku z tym marketerzy powinni być ściśle zaangażowani w tworzenie tych zasobów. Chociaż decyzja o przejściu na technologię cyfrową może zapaść odgórnie i prawdopodobnie to dział IT opracuje przepływy pracy, marketerzy ostatecznie najlepiej poznają swoje przypadki użycia i potrzeby projektowe. Tworzenie materiałów szkoleniowych dostosowanych do konkretnych działań działu marketingu zamiast żargonu informatycznego daje użytkownikom końcowym powód do większego zaangażowania w proces adopcji.

  • Zdefiniowane procesy: Zasada „śmieci na wejściu, wyrzucenie śmieci” w całości dotyczy automatyzacji przepływu pracy. Automatyzacja uszkodzonego lub źle zdefiniowanego procesu ręcznego nie rozwiąże podstawowego problemu. Zanim przepływy pracy zostaną zdigitalizowane, działy marketingu muszą być w stanie skodyfikować swoje procesy, aby upewnić się, że początkowe zadania wyzwalają odpowiednie sekwencyjne działania. Chociaż większość firm rozumie swoje przepływy pracy w kategoriach ogólnych, procesy te zazwyczaj obejmują szereg pozornie małych kroków, które są traktowane jako oczywiste i często zapominane podczas transformacji cyfrowej. Na przykład działy marketingu zazwyczaj poszukują wielu edycji kopii na jednym materiale przejście do fazy drukowania. Jednak kroki podjęte w celu podpisania umowy i strony zaangażowane w proces edycji mogą się znacznie różnić w różnych działach. Jeśli marketerzy są w stanie skodyfikować unikalny proces dla każdego zadania, ustalenie przepływu pracy jest prostym procesem.

    Automatyzacja dowolnego procesu biznesowego wymaga głębokiego zrozumienia kroków, ludzi i zarządzania, aby uniknąć niejednoznaczności, które mogą negatywnie wpłynąć na ostateczny wynik. Gdy technologia przepływu pracy jest wprowadzana w życie, marketerzy powinni odgrywać krytyczną rolę w badaniu skuteczności zautomatyzowanych procesów w porównaniu z ich ręcznymi odpowiednikami. W najlepszych scenariuszach automatyzacja przepływu pracy to iteracyjny wysiłek, który pomaga działom marketingu w ciągłym doskonaleniu.

Nieskończone możliwości

Ustanowienie zautomatyzowanych przepływów pracy może być punktem wyjścia do większego przejścia cyfrowego w miejscu pracy. Działy marketingu są często zakładnikami powolnych i nieefektywnych przepływów pracy, co pozostawia mniej czasu na planowanie i wdrażanie kampanii. Automatyzacja, dokładnie zaplanowana i wdrożona z pełną wiedzą o wyzwaniach, jakie mogą się pojawić, jest krokiem we właściwym kierunku. Gdy przepływy pracy są gotowe i działają płynnie, marketerzy mogą zacząć cieszyć się zwiększoną produktywnością i współpracą, która zapewnia zdefiniowane zautomatyzowane przepływy pracy.

Projektant przepływu pracy SpringCM

Projektant przepływu pracy SpringCM zapewnia nowoczesne środowisko użytkownika do konfigurowania przepływów pracy dla działań podejmowanych na pliku, folderze, a nawet z systemów zewnętrznych, takich jak Salesforce. Automatyzuj zadania administracyjne, uruchamiaj zaawansowane przepływy pracy lub oznaczaj dokumenty i raporty. Na przykład możesz utworzyć reguły, aby automatycznie kierować pojedynczy dokument lub grupę powiązanych dokumentów do określonego folderu. Lub zdefiniuj przeszukiwalne, niestandardowe tagi, które synchronizują się z systemami zarządzania relacjami z klientami (CRM) i automatycznie łączą się z określonymi dokumentami, aby ułatwić śledzenie i raportowanie.

Szablon przepływu pracy SpringCM

Inteligentne zasady pozwalają na znaczną automatyzację procesów przy niewielkim lub zerowym kodowaniu. Automatycznie kieruj umowy lub dokumenty do osób w Twoim zespole lub poza nim. Zaawansowane przepływy pracy są szczególnie przydatne podczas generowania umów lub dokumentów, gdy można użyć predefiniowanych danych w celu zmniejszenia liczby błędów ludzkich, zautomatyzować dystrybucję do zatwierdzenia i zarchiwizować zatwierdzone wersje przy minimalnej interakcji użytkownika.

Dokładne wyszukiwanie umożliwia użytkownikom szybkie wyśledzenie dokumentu poprzez wyszukiwanie metadanych, takich jak data rozpoczęcia umowy lub nazwa klienta. Możesz zdefiniować sposób oznaczania dokumentów zgodnie z ich określonymi potrzebami biznesowymi. Te tagi można synchronizować z CRM, aby zespoły sprzedażowe pracowały z tymi samymi danymi klientów i można je wykorzystać do śledzenia umów zawierających niestandardowe lub negocjowane klauzule.

Co o tym myślisz?

Ta strona używa Akismet do redukcji spamu. Dowiedz się, jak przetwarzane są dane komentarza.