RFP360: Nowa technologia zmniejszająca ból zapytań ofertowych

RFP360

Spędziłem całą swoją karierę w sprzedaży oprogramowania i marketingu. Starałem się pozyskiwać gorące leady, przyspieszać cykl sprzedaży i wygrywać transakcje - co oznacza, że ​​zainwestowałem setki godzin swojego życia, myśląc o zapytaniach ofertowych, pracując nad nimi i odpowiadając na nie - zło konieczne, jeśli chodzi o zdobywanie nowych klientów .

Zapytania ofertowe zawsze wydawały się niekończącą się pościgiem papierowym - żałośnie powolnym procesem, który nieuchronnie wymagał poszukiwania odpowiedzi od zarządzania produktem, konfliktów z prawem, rozwiązywania problemów z IT i potwierdzania liczb z finansami. Ci, którzy są znani, wiedzą - lista jest długa. Specjaliści ds. Marketingu, sprzedaży i rozwoju biznesu spędzają niezliczone godziny nieefektywnie przeglądając poprzednie odpowiedzi na powtarzające się pytania, szukając odpowiedzi na nowe pytania, weryfikując informacje i nieustannie poszukując akceptacji. Proces jest złożony, czasochłonny i obciąża zasoby każdej organizacji. 

Pomimo szybkiego rozwoju technologii, w przypadku wielu firm proces RFP niewiele się zmienił w porównaniu z moimi doświadczeniami z początku mojej kariery ponad dekadę temu. Zespoły marketingowe nadal używają ręcznych procesów do tworzenia ofert, korzystając z odpowiedzi pobranych z dowolnej liczby źródeł, które mogą znajdować się w arkuszach kalkulacyjnych programu Excel, udostępnionych dokumentach Google, a nawet w archiwach e-maili.

To powiedziawszy, nie tylko desperacko pragniemy, aby proces RFP był bardziej wydajny, ale branża zaczyna tego wymagać, dlatego pojawiające się oprogramowanie może mieć ogromny wpływ na krajobraz zapytań ofertowych.

Korzyści z oprogramowania RFP

Poza tym, że tworzenie zapytania ofertowego jest mniej bolesne; ustanowienie szybkiego, powtarzalnego procesu dla zapytań ofertowych może mieć bezpośredni wpływ na przychody. W tym miejscu pojawia się nowa technologia RFP.

Oprogramowanie do zapytań ofertowych centralizuje i kataloguje typowe pytania i odpowiedzi w bibliotece treści. Większość z tych rozwiązań jest oparta na chmurze i obsługuje współpracę w czasie rzeczywistym między menedżerami propozycji, ekspertami merytorycznymi i osobami zatwierdzającymi na poziomie wykonawczym.

W szczególności, RFP360 umożliwia użytkownikom szybkie: 

  • Zapisuj, wyszukuj i ponownie wykorzystuj treści w niestandardowej bazie wiedzy
  • Pracuj ze współpracownikami nad tą samą wersją pojedynczego dokumentu
  • Przypisuj pytania, śledź postępy i automatyzuj przypomnienia
  • Automatyzuj odpowiedzi dzięki sztucznej inteligencji, która identyfikuje pytania i wybiera właściwą odpowiedź
  • Uzyskaj dostęp do bazy wiedzy i pracuj nad propozycjami w programach Word, Excel i Chrome za pomocą wtyczek.

Obiekt odpowiadający na pulpicie

W rezultacie użytkownicy RFP360Rozwiązanie do zarządzania propozycjami zgłosiło, że udało im się radykalnie skrócić całkowity czas odpowiedzi, zwiększyć liczbę zapytań ofertowych, które są w stanie wypełnić, a jednocześnie poprawić ogólny współczynnik wygranych.

W tym roku odpowiedzieliśmy na 85 procent więcej zapytań ofertowych niż w zeszłym roku i zwiększyliśmy stopień zaawansowania o 9 procent.

Erica Clausen-Lee, dyrektor ds. Strategii w InfoMart

Dzięki szybszym odpowiedziom będziesz mieć więcej ogólnych możliwości dostarczania spójnych, dokładnych i wydajnych odpowiedzi, które z większym prawdopodobieństwem przyniosą korzyści biznesowe.

Zwiększ spójność zapytań ofertowych

Korzystając z bazy wiedzy platformy, użytkownicy mogą łatwo przechowywać, organizować, przeszukiwać i ponownie wykorzystywać treść wcześniejszych propozycji, co daje im przewagę w odpowiedziach na zapytania ofertowe. Scentralizowane centrum treści propozycji zapobiega przepisywaniu istniejących odpowiedzi przez Twój zespół, umożliwiając gromadzenie danych i przechowywanie najlepszych odpowiedzi do wykorzystania w przyszłości.

Mamy pewność, że nasza wiedza jest bezpieczna i spójna. Nie musimy się martwić, że stracimy jakąkolwiek wiedzę na temat MŚP, jeśli ktoś zrezygnuje lub weźmie urlop. Nie spędzamy godzin na szukaniu poprzednich odpowiedzi i próbowaniu dowiedzieć się, kto co robi, ponieważ wszystkie pytania i odpowiedzi znajdują się w RFP360.

Beverly Blakely Jones z National Geographic Learning | Studium przypadku Cengage

Zwiększ dokładność zapytań ofertowych 

Nieprawidłowe lub nieaktualne odpowiedzi mogą być trudne do złapania, nawet dla najbardziej doświadczonego członka zespołu. W połączeniu z często występującym szybkim terminem w zapytaniu ofertowym zwiększa się ryzyko podania błędnych informacji. Niestety, niedokładne informacje mogą być również niezwykle kosztowne, ponieważ mogą kosztować Cię samą działalność, którą zamierzasz prowadzić. Nieprawidłowa odpowiedź na zapytanie ofertowe może prowadzić do wykluczenia z rozpatrzenia, przedłużających się negocjacji, opóźnień w zawieraniu umów lub gorzej.

Oparte na chmurze oprogramowanie RFP rozwiązuje ten problem, umożliwiając zespołom aktualizowanie swoich odpowiedzi z dowolnego miejsca w dowolnym momencie, mając pewność, że zmiana jest odzwierciedlona w całym systemie.

Na przykład tego typu funkcjonalność jest świetnym narzędziem, gdy produkt lub usługa są często aktualizowane, które należy uwzględnić w standardowej odpowiedzi. W wielu przypadkach, w obliczu tego typu zmian, zespoły muszą przeanalizować cały schemat organizacyjny, aby upewnić się, że aktualizacje są przyjęte instytucjonalnie, a następnie skontaktować się z każdym członkiem, aby upewnić się, że zostały one wprowadzone na poziomie indywidualnym, a także dwukrotnie sprawdzać każdą propozycję, zanim oni wychodzić. To jest wyczerpujące.

Oparte na chmurze oprogramowanie RFP zarządza tymi zmianami w całej firmie i służy jako jedno biuro rozliczeniowe dla ewoluujących treści.

Zwiększ wydajność zapytań ofertowych

Największą zaletą oprogramowania RFP jest to, jak szybko poprawia się wydajność - na swój sposób czas potrzebny na zbudowanie zapytania ofertowego przy użyciu tego typu technologii jest porównywalny z różnicą między jazdą od wybrzeża do wybrzeża a lataniem. Wiele rozwiązań programowych RFP, w tym RFP360, jest również opartych na chmurze, co pozwala na szybkie wdrożenie, co oznacza, że ​​wyniki są niemal natychmiastowe.

Time to value (TtV) to pomysł, że istnieje zegar, który śledzi, ile czasu zajmuje klientowi od podpisania umowy do „chwili aha”, kiedy w pełni zrozumie wartość i uwolni potencjał oprogramowania. W przypadku oprogramowania do zapytań ofertowych ten moment zwykle ma miejsce kilka tygodni po podpisaniu umowy, gdy użytkownik pracuje z zespołem ds. Obsługi klienta nad swoim pierwszym zapytaniem ofertowym. Standardowe odpowiedzi i pierwsza propozycja są ładowane do systemu, następnie moment ah-ha - program rozpoznaje pytania i wstawia poprawne odpowiedzi, wypełniając średnio około 60 do 70 procent zapytania ofertowego - w ciągu chwili. 

Okazało się, że interfejs RFP360 był najbardziej intuicyjny i łatwy do skonfigurowania i uruchomienia. Musieliśmy się nauczyć bardzo minimalnie, co pozwoliło nam niemal od razu zwiększyć wydajność.

Emily Tippins, administrator sprzedaży w firmie Swish Maintenance | Studium przypadku

Ewolucja procesu RFP daje użytkownikom czas na skupienie się na strategicznych inicjatywach wyższego poziomu. 

To zdecydowanie uczyniło nas bardziej wydajnymi. RFP360 przywróciło nam nasz czas i pozwoliło nam naprawdę wybierać i wybierać nasze projekty. Nie jesteśmy już szaleni. Możemy wziąć głęboki oddech, skupić się na byciu strategicznym i upewnić się, że wybieramy właściwe projekty i udzielamy wysokiej jakości odpowiedzi.

Brandon Fyffe, współpracownik ds. Rozwoju biznesu w CareHere

Technologia RFP - niezbędna

  • Biznes poza zapytaniami ofertowymi - Oprogramowanie odpowiadające nie tylko do zapytań ofertowych, ale także do zarządzania zapytaniami o informacje (RFI), kwestionariuszami bezpieczeństwa i należytej staranności (DDQ), wnioskami o kwalifikacje (RFQ) i nie tylko. Technologię tę można stosować do każdego rodzaju znormalizowanych formularzy pytań i odpowiedzi z powtarzalnymi odpowiedziami.
  • Najlepsza w swojej klasie użyteczność i wsparcie - Nie każdy, kto pracuje nad zapytaniami ofertowymi, jest superużytkownikiem. Zapytania ofertowe wymagają wkładu wielu działów i ekspertów z różnych dziedzin o różnym poziomie umiejętności technicznych. Wybierz rozwiązanie, które jest łatwe w użyciu i intuicyjne z doskonałą obsługą klienta.
  • Doświadczenie i stabilność - Podobnie jak w przypadku każdego dostawcy technologii SaaS, możesz spodziewać się regularnych aktualizacji i ulepszeń technologii zapytań ofertowych, ale upewnij się, że firma ma doświadczenie w dostarczaniu naprawdę przydatnych funkcji, na które możesz liczyć.
  • Baza wiedzy  - Każde rozwiązanie RFP powinno zawierać centrum treści z możliwością wyszukiwania, które umożliwia użytkownikom łatwą współpracę i aktualizowanie przypisanych im odpowiedzi. Poszukaj rozwiązania wykorzystującego sztuczną inteligencję do dopasowania typowych pytań do ich odpowiedzi.
  • Inteligentne wtyczki i integracje - Technologia RFP powinna współpracować z używanymi programami. Poszukaj wtyczek, które umożliwiają korzystanie z bazy wiedzy podczas pracy nad odpowiedzią w programach takich jak Word lub Excel. Oprogramowanie powinno również integrować się z kluczowymi aplikacjami CRM i produktywnymi, aby bezproblemowo wspierać istniejące procesy RFP.

Marnuj mniej czasu i wygraj więcej zapytań ofertowych

Zapytania ofertowe dotyczą wygrywania. Mają na celu pomóc kupującemu zdecydować, kto jest najlepszy, a im szybciej udowodnisz, że Twoja firma spełnia wymagania, tym lepiej. Oprogramowanie do zapytań ofertowych przyspiesza proces, umożliwiając szybsze uwzględnienie, zamknięcie większej liczby transakcji i jeszcze większe możliwości wygrania.

Ponieważ zespoły marketingowe stają się jeszcze bardziej dopasowane i współpracują z operacjami związanymi z przychodami, technologia RFP staje się jeszcze bardziej kluczowa dla tego procesu. Zapotrzebowanie na szybkie odpowiedzi na zapytania ofertowe nie znika. Nie czekaj więc, aż nie będziesz już w stanie przyjąć technologii, która pozwoli Ci zaoszczędzić czas na zapytaniach ofertowych. Twoi konkurenci na pewno nie.

Poproś o demo RFP360

Co o tym myślisz?

Ta strona używa Akismet do redukcji spamu. Dowiedz się, jak przetwarzane są dane komentarza.