Usprawnij swoją firmę dzięki Google Apps

obraz 1

Każdy, kto mnie zna, prawdopodobnie wie, że jestem wielkim fanem Google Apps. Również pełne ujawnienie, SpinWeb jest Autoryzowany sprzedawca Google Apps, więc nasze zaangażowanie w produkt jest dość jasne. Istnieje jednak wiele dobrych powodów, by być podekscytowanym Google Apps… zwłaszcza w przypadku małej firmy.

Google Apps jest prawdziwym zamiennikiem pakietu Microsoft Office. Kiedy mówię to ludziom, czasami są bardzo sceptyczni, dlatego robię całość seminarium na ten temat, aby rzucić więcej światła na ten temat. Firma, która przejdzie na Google Apps, zainwestuje w infrastrukturę obejmującą pocztę e-mail, kalendarze, zarządzanie dokumentami, wideokonferencje i zarządzanie kontaktami, która konkuruje z Microsoft Exchange za ułamek ceny. Spójrzmy.

Poczta e-mail Google: potężna alternatywa dla wymiany

E-mail w Google Apps to Gmail, który wszyscy znamy i kochamy. Jednak Google Apps umożliwia oznaczenie poczty e-mail za pomocą nazwy domeny firmy, aby zapewnić, że jest ona profesjonalnie oznaczona. Nikt nie chce używać poczty konsumenckiej w biznesie, prawda? Google Apps to Gmail dla firm i zawiera kilka dodatkowych funkcji, takich jak niestandardowe filtrowanie spamu i zasady dotyczące załączników. Zawiera również narzędzia do migracji, które ułatwiają migrację z Exchange. Dostęp do poczty e-mail można uzyskać za pośrednictwem Internetu, klienta poczty e-mail (takiego jak Outlook lub Apple Mail) i urządzenia mobilnego. Domyślny limit dla każdego użytkownika to 25 GB, co jest bardzo hojne.

Ponadto filtrowanie spamu i wirusów w e-mailach Google jest naprawdę najlepsze w branży. Rzadko widzę fałszywe alarmy, a większość niechcianych wiadomości e-mail jest przechwytywana i filtrowana. Przejście na Google Apps naprawdę eliminuje potrzebę stosowania rozwiązań filtrujących innych firm.

Kalendarze jak duzi chłopcy

Funkcje kalendarza w programie Google Apps są niesamowite. Organizacje mogą planować spotkania zarówno z ludźmi, jak i zasobami (takimi jak sale konferencyjne, projektory itp.) Za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Członkowie zespołu mogą również łatwo przeglądać harmonogramy innych pracowników i wyświetlać informacje wolny / zajęty. To sprawia, że ​​planowanie spotkań w organizacji jest bardzo proste. Przypomnienia o spotkaniach mogą być wysyłane pocztą e-mail lub SMS-em i mogą być dostosowywane przez każdego użytkownika.

Pełny pakiet biurowy w chmurze

Bardzo mnie ekscytuje funkcja Dokumenty w Google Apps. Większość organizacji używa programów Word, Excel i PowerPoint jako domyślnego oprogramowania biurowego. Oznacza to instalację oprogramowania na wszystkich komputerach, a także obsługę i konserwację. Może to być kosztowne. Wszystko to może zniknąć dzięki Dokumentom Google. Organizacje mogą teraz przechowywać wszystkie dokumenty w jednym miejscu i organizować je na kilka bardzo inteligentnych sposobów.

Zaletą Dokumentów Google jest to, że eliminuje frustrację związaną z pytaniem „kto ma najnowszą wersję tego dokumentu?” Dzięki Dokumentom Google wszystkie dokumenty są tworzone bezpośrednio w systemie i przez cały czas dostępna jest tylko jedna kopia danego dokumentu. Pracownicy mogą współpracować nad dokumentami i wprowadzać zmiany, a wszystkie poprawki są śledzone, dzięki czemu zawsze można przywrócić poprzednie wersje i zobaczyć, kto co zrobił.

Organizacje mogą umieścić całą swoją bibliotekę dokumentów w Dokumentach Google i przejść w 100% bez papieru, ponieważ można przesyłać pliki dowolnego typu. Zostanie przekonwertowany na edytowalny Dokument Google lub po prostu przechowywany na serwerze plików. Dokumenty Google to serwer plików, dysk współdzielony i pakiet biurowy w jednym, bez żadnego sprzętu ani oprogramowania.

Postaw osobisty na Czacie Google

Kolejna fajna funkcja Google Apps to funkcja czatu wideo. Każdy pracownik posiadający kamerę internetową może wziąć udział w sesji wideokonferencyjnej z innym użytkownikiem, aby ułatwić współpracę. Jakość jest doskonała i możesz nawet prowadzić konferencje z innymi użytkownikami Google spoza swojej firmy. Nie jest tak wyszukany, jak niektóre rozwiązania do wideokonferencji dla przedsiębiorstw, ale działa bardzo dobrze i jest świetnym rozwiązaniem dla większości użytkowników.

Mobilna siła robocza

Wszystkie funkcje programu Google Apps działa bardzo dobrze z urządzeniami mobilnymi. Mój kalendarz iPhone'a jest bezproblemowo zsynchronizowany z moim Kalendarzem Google i mogę również pobrać dowolny dokument z mojego telefonu. Mogę nawet edytować dokumenty z mojego telefonu! Oznacza to, że mogę nosić cała kolekcja dokumentów mojej firmy zawsze przy sobie. Tak, zgadza się - każdy dokument w mojej firmie jest teraz dostępny na moim telefonie. Poczta elektroniczna działa również płynnie i bardzo ułatwia komunikację w drodze.

Bezpieczeństwo chmury

Jedną z najlepszych zalet Google Apps jest fakt, że nie wymaga ona żadnych inwestycji w sprzęt. Wszystko jest hostowane w centrach danych Google, a interfejs jest szyfrowany za pomocą SSL. To nie tylko pozwala zaoszczędzić dużo pieniędzy, ale także znacznie zwiększa elastyczność Twojej organizacji. Wirtualni pracownicy mogą dołączyć do systemu z dowolnego miejsca, przenoszenie biur staje się znacznie łatwiejsze, a Twoje dane są znacznie bezpieczniejsze niż w Twoim biurze. Lubię żartować, że nasze biuro może jutro spłonąć i możemy nawet tego nie zauważyć, ponieważ nasze systemy będą nadal działać.

Mądry wybór dla organizacji

Wersja biznesowa Google Apps kosztuje 50 USD na użytkownika rocznie i można je skonfigurować bardzo szybko. Aktywowałem konta i uruchomiłem moich klientów w ciągu kilku dni. Jeśli doświadczasz problemów z komunikacją w obecnym systemie, chcesz zrezygnować z papieru, potrzebujesz lepszej współpracy z członkami zespołu lub po prostu chciałbyś zacząć oszczędność pieniędzy na oprogramowaniu biurowym, Zachęcam do wypróbowania Google Apps.

Daj mi znać, jeśli mogę pomóc. Bardzo chciałbym poznać Twoje doświadczenia z Google Apps, więc zostaw komentarz poniżej!

Komentarze 4

  1. 1

    Amen. Prowadzimy całą naszą firmę (http://raidious.com) w Google Apps i nie mieliśmy żadnych problemów - bardzo pozytywne doświadczenia. Chciałbym, żeby stworzyli narzędzie do zarządzania projektami / przepływu pracy i narzędzie CRM, które będzie z tym współpracować!

  2. 2
  3. 3

    Polecam Google Apps wszystkim moim klientom, niezależnie od rozmiaru. Skonfigurowałem je również dla kilku z nich, więc będę musiał sprawdzić proces autoryzowanego sprzedawcy. Jedną z fajnych rzeczy, które zauważyłem podczas hostingu z MediaTemple, jest to, że mogę zarządzać wszystkimi ustawieniami DNS na hoście. Mój rejestrator domeny pobiera opłaty za wszelkie zaawansowane ustawienia DNS, więc zaoszczędziłem tam kilka dolców.

  4. 4

    Diito! Porzuciłem Outlooka 1 stycznia 2010 roku. To była świadoma decyzja i decyzja biznesowa. Wyszedłem na całość z Google Apps i wcale tego nie żałowałem. Ja również zachęcam wszystkich moich klientów do „GO GOOGLE” - ma to sens z wielu powodów.

Co o tym myślisz?

Ta strona używa Akismet do redukcji spamu. Dowiedz się, jak przetwarzane są dane komentarza.